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Microsoft Teams: 8 buenas prácticas para ponerse en marcha

¿No está seguro de si implementar Microsoft Teams es adecuado para su organización? Descubra cómo un programa piloto puede ayudar a probar la plataforma para determinar si satisface las necesidades de organización y trabajadores.

Con la implementación del nuevo concepto del Modern Workplace, las organizaciones tienen muchas opciones al considerar el mejor sistema de comunicación y colaboración unificado para los equipos de trabajo. Microsoft Teams se encuentra entre esas opciones, especialmente para las empresas que ya usan Office 365.

Pero antes de que una compañía elija Microsoft Teams, primero debe lanzar un programa piloto , no solo para examinar la plataforma, sino también para asegurarse de que sea la opción correcta. Si no se implementa el piloto utilizando las mejores prácticas, se pueden generar resultados engañosos y se pueden tomar malas decisiones.

Para empezar, Microsoft Teams va mucho más allá de las capacidades de las plataformas estándar en la nube. Teams ofrece un lugar donde los grupos pueden unirse para colaborar, compartir contenido, interactuar con otras herramientas, usar capacidades de conferencia y hacer o recibir llamadas. Las empresas deben evaluar todas estas capacidades en el contexto de lo que necesitan hoy y de lo que necesitarán en el futuro.

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1. Defina las metas y objetivos generales

Durante esta fase inicial, TI tiene que confirmar que comprende los impulsores del cambio. Estos controladores pueden incluir la necesidad de una mejor comunicación entre los diferentes miembros del equipo en múltiples ubicaciones o simplemente implementar una solución profesional actualizada.
Estos objetivos también ayudarán a preparar el escenario para el programa piloto de Microsoft Teams y justificarán su necesidad.

2. Apoyo de la empresa y definición del liderazgo

Para garantizar que el programa piloto reciba apoyo de la empresa, el los responsables IT necesita obtener la aceptación de los líderes de toda la organización y no sólo de aquellos que formen parte del departamento IT. Esto permite a los usuarios de diferentes departamentos participar (y, lo que es más importante, compartir sus percepciones) sobre el programa piloto que se está desarrollando.

3. Asigne el tiempo y recursos necesarios

Un programa piloto exitoso requiere de la participación activa de todos sus miembros. Los usuarios de IT y de negocios necesitan asignar el tiempo suficiente para probar y discutir la funcionalidad general de los equipos y la dirección del programa piloto. Al igual que con cualquier otro proyecto relevante dentro de la organización, el programa piloto debe tener un gerente de proyecto, unos plazos definidos y un presupuesto concreto.

4. Definir casos de uso concretos

El objetivo de cualquier programa piloto es probar completamente los objetivos deseados de una empresa. Por lo tanto, es fundamental definir todos los casos de uso clave de la plataforma. Estos casos de uso pueden incluir cuestiones como breves proyectos, conferencias con usuarios internos y externos, uso compartido de escritorio con Teams, probar aplicaciones móviles, etc.

5. Adquiera el hardware necesario

Como parte de la evaluación, el piloto debe incluir pruebas de hardware como auriculares y sistemas de salas de conferencias para evaluar la plataforma de principio a fin. Esto también permitirá a los usuarios familiarizarse con el hardware que utilizarán, y proporcionar comentarios sobre el mismo.

6. Obtenga ayuda de OnTek si es necesario

A medida que el piloto comience y las partes interesadas comiencen a usar el sistema, es probable que ocurran preguntas y situaciones imprevistas. OnTek ofrece acompanyamiento y soporte en la puesta en marcha y desarrollo de la prueba piloto.

7. Analizar los resultados

Una vez que se completan las pruebas, los encargados del programa piloto deben revisar los resultados para determinar si es factible extender los Equipos a toda la organización y si esa, con las suposiciones establecidas inicialmente, sería la decisión correcta.

Los administradores deben analizar cuidadosamente cualquier limitación. Si esas restricciones son un obstáculo, entonces se requerirá una investigación adicional para determinar si hay herramientas de terceros disponibles para llenar el vacío o, alternativamente, si esos problemas son tan críticos que no se pueden ignorar.

8. Preparar un plan de implementación completo

Si el programa piloto de Microsoft Teams es exitoso, el último paso es que los administradores describan las lecciones aprendidas y definan cómo lanzarán Teams. Dependiendo del tamaño de la organización y su conjunto interno de habilidades de TI, es posible que desee que OnTek, integrador de sistemas certificado por Microsoft, le ayude con la planificación y la implementación.

Si está pensando en implementar Microsfot Teams en su organización, no dude en contactarnos en el 902 566 048 o bien mediante este formulario:

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