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El correcto diseño de un espacio de reunión

El diseño de la sala de reunión es una parte esencial de la creación de un buen ambiente de colaboración. Conozca qué opciones de equipo están disponibles para sus espacios de colaboración. Maximice la colaboración con el diseño correcto de la sala de reunión!

Las nuevas formas de colaboración, y la aparición de conceptos como UCC (Comunicaciones unificadas y colaboración), han comportado que las empresas rediseñen sus salas de renuniones, que ya no necesitan ser grandes espacios y de uso único. Estas salas ofrecen un entorno más flexible para equipos más pequeños y físicamente dispersos.

Y aunque tradicionalmente siempre han existido pequeñas salas para el uso esporádico de grupos reducidos (unas seis personas), nunca fueron consideradas un pieza fundamental de la productividad y la colaboración entre empleados.

Por ello, el diseño de las salas de reuniones está cambiando, ya que los espacios se estan volviendo más estratégicos dentro de la organización y las empresas necesitan maximizar los bienes inmuebles dentro de la oficina. Ahora ya no hablamos de salas de reunión sino de espacios de reunión.

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Así, si el diseño tradicional de las salas de reuniones debía incluir una mesa con algunas sillas y tal vez un monitor/pantalla de proyección para las presentaciones, (y, cada vez más, con funciones de pizarra interactiva) las funcionalidades de audio o vídeo y las capacidades de videoconferencia estaban circunscritas, en todo caso, a las salas de juntas y en ningún caso se contemplaba el trabajo en movilidad.

Cómo hacer un diseño correcto de la sala de reunión

Elija el espacio adecuado. No solamente teniendo en cuenta las necesidades tecnológicas sino también la comodidad y la ergonomia del espacio con los usuarios como centro. Así mismo, se contemplará el tamaño de la sala dependiendo del número personas que deben hacer uso de ella.

Elija puntos finales de videoconferencia. Las organizaciones que desean llevar video a sus salas de reunión tienen dos opciones de punto final de video: servicios de sala multipropósito y cámaras de conferencia USB.

Elija una estrategia de implementación. Una vez que una organización ha elegido los puntos finales de videoconferencia para una sala de reunión, el equipo de TI o AV debe decidir cómo implementarlos:

  1. El usuario trae su propio dispositivo. Se coloca una pantalla en una pared y se selecciona una cámara y un servicio de audio. Los usuarios traen sus propios equipos portátiles a la reunión, los conectan a la pantalla a través de un cable HDMI o USB y lanzan su aplicación de conferencia elegida. Esta es una buena opción para pequeñas empresas.
  2. Sala con dispositivos PC. Además de proporcionar la pantalla, la cámara y el equipo de audio, la sala de reuniones también se equipará con un mini PC que lleva instalada la aplicación de videoconferencia, que puede controlarse desde la mesa de reunión.
  3. Sistemas dedicados. Algunos proveedores de videoconferencia en la nube se asocian con proveedores de AV para ofrecer sistemas de salas de reuniones dedicados que incluyen el software del proveedor de videoconferencia en la nube y el hardware del proveedor de AV.

Una vez que las organizaciones seleccionan la opción de implementación, pueden comenzar a construir sus salas de reunión. Es importante, en el diseño de la sala de reunión, que las organizaciones tengan en cuenta comprar cámaras con lentes de gran angular para acomodar el tamaño de la sala pequeña, así como minimizar el desorden de cables e invertir en micrófonos inalámbricos y servicios de presentación.

Seguiremos hablando de los espacios de reunión alineados con el concepto del modern workplace en próximos posts.

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