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Gestion licencias M365 en entornos con alta rotación de personal

Microsoft 365 administrado por OnTek

Son muchas las organizaciones que ya han confiado en la línea de servicios en suscripción Microsoft 365 como herramientas principales para la productividad y la comunicación en las compañía.

Los diferentes planes de suscripción proporcionan la flexibilidad necesaria para que cada tipo de negocio encuentre la solución que encaja a sus características y beneficiarse en cualquier caso de los beneficios del servicio en linia, como son entre otras, la actualización automática. Pero, ¿quien se encarga de administrar y gestionar las necesidades derivadas de su uso?

La adopción de nuevas soluciones conlleva un proceso de adaptación, aprendizaje y mantenimiento. Es posible que según la estrucutura de cada organización no sea sencillo asumir internamente esta responsabilidad y es preciso contar con un servicio externo que se ocupe de ello.

Cuente con el apoyo de OnTek

La contratación de los servicios de Microsoft puede hacerse directamente con el fabricante pero es una buena opción contar con la gestión comercial de un partner especializado cómo OnTek.

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Sin que esto afecte al precio final que se pagará por las suscripciones, contar con la intervención de OnTek le descargará de tener que controlar que las licencias se han aprovisionado correctamente o de hacer el seguimiento de sus vigencias cuando éstas expiren. Cuando usted necesite alguna suscrcipión solo lo tiene que solicitar a su agente en Ontek y en pocos minutos la tendrá disponible. Además con antelación suficiente a su vigencia OnTek contactará con usted para refrescar la información sobre la vigencia del contrato para tratar con proximidad la renovación de servicios.

Esta revisión le permitirá optimizar la contratación de dichos servicios para que usted pague solo por  lo que realmente necesita evitando sobrecostes por omisión o desconocimiento de las condiciones.

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El valor de un servicio administrado

Para aquellos usuarios que, además de contar con el apoyo de un distribuidor de confianza como OnTek, quieran despreocuparse también de atender a determinadas acciones necesarias para un adecuado funcionamiento del servicio, OnTek pone a disposición de las organizaciones la posibilidad de delegar también la administración del servicio.

Esto significa que en el precio de la cuota (anual o mensual) también estará incluido:

  • La configuración de los servicios de la plataforma, por ejemplo: Exchange, Active Directory, Teams, Endpoint Manager, Cumplimiento, Seguridad etc.
  • La administración de la plataforma
  • La gestión del cambio: alta y baja de usuarios, cambios de contraseñas, re-configuraciones de cuentas, etc.

 

Pongamos algún ejemplo práctico de la utilidad del servicio administrado:

1.  Hay que dar de alta un nuevo usuario de correo electrónico. Después de aprovisionar la licencia necesaria OnTek se encargará de crear el usuario, configurarlo y asignar las premisas de seguridad necesarias.

2.  Si por el contrario hay que dar de baja un usuario de correo, con el servicio administrado de OnTek podrá asegurarse de hacer un traspaso de la información de su buzón al de otro usuario para que no haya pérdida de información y crear una redirección de correos al buzón deseado para no perder comunicaciones entrantes.

3.  Si ustes es usuario de otras aplicaciones que deben interactuar con los servicios de Microsoft 365, como podría ser un ERP o su CRM, OnTek se encargará de configurar el conector necesario para que los distintos entornos queden enlazados.

4.  Con el servicio administrado de OnTek podrá atender los criterios de Responsabilidad Compartida de Microsoft y atender la necesidad de poseer de un servicio de backup para salvaguardar la información de sus servicios en caso de desastre, ya que Microsoft no lo hará por usted.

El servicio administrado de OnTek para suscripciones de Microsoft 365 es una capa adicional que ofrece unos claros beneficios a quienes los contraten, pero no todo queda incluido.

El soporte al usuario, el acceso remoto a los dispositivos para intervenciones técnicas, la implementación y desarrollo de proyectos son acciones que no quedan incluidos en el Servicio Administrado y que de ser necesario existen en OnTek otros niveles de servicios para atender estas necesidades concretas.

¿Cómo afectan los actuales cambios de precios y condiciones en la contratación de servicios de Microsoft 365?

Se ha incrementado el precio de algunas suscripciones (consultar aquí cuáles) pero el cambio más significativo es que aquellos clientes que quieran seguir teniendo un período de facturación mensual, deberán asumir además, un 20% de incremento por cada suscripción activa. Dicho de otro modo, ahora la flexibilidad tiene un precio. La buena noticia es que si se pasa a un modelo de facturación anual, este incremento del 20% queda desactivado.

Estamos delante de un nuevo escenario que, en lo económico-administrativo, puede facilitar el control de las suscripciones ya que el ciclo anual requiere de menos seguimiento, pero ahora es más importante que nunca, estar muy seguro de qué licencias son necesarias y cuáles no, porque cuando se dé de alta una nueva licencia, solo habrá un plazo de 72h para cancelarla. Luego el usuario deberá asumir el precio del año entero de servicio aunque no la necesite.

¿Le ha parecido interesante?

Si utiliza a diario los servicios de Microsoft y quiere saber más sobre cómo podria ayudarle disponer de un Servicio Administrado, escríbamos y le contactaremos.

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