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Evite la confusión inicial al empezar con Microsoft Teams

Microsoft Teams basa su estructura de comunicación y colaboración en los equipos y sus canales. Pero ¿cómo empezar a estructurar Teams y no confundirse al principio?

Microsoft Teams es la herramienta estrella para la comunicación y colaboración entre personas y equipos de trabajo. Usada ya por la mayoría de las empresas del mundo ha basado su éxito en ofrecer a las empresas una potente herramienta para mejorar la productividad y la colaboración eficiente entre los miembros toda la organización.

La primera impresión al acceder a Microsoft Teams puede ser el de estar frente un complejo engranaje que conforma este espacio de trabajo, pero con unas breves nociones esenciales podrá empezar a utilizar Teams eficientemente.

La adopción precipitada del teletrabajo o no contar con un proveedor de servicios informáticos que pueda acompañarle en la gestión de la tecnología puede explicar que se haya adoptado esta herramienta sin la previsión ni formación necesaria para hacer el proceso de adaptación y conocimiento de su funcionamiento para sacarle partido.

La herramienta se estructura en una serie de equipos y canales desde los que conversar, compartir aplicaciones y acceder a un almacenamiento de documentos compartidos.
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¿Cómo empezar a estructurar Microsoft Teams?

El primer contacto con Microsoft Teams puede resultar algo abrumador y generar cierta confusión fruto del desconocimiento. Como usuario de Microsoft Teams usará repetidamente conceptos como ‘equipo‘ y ‘canales’ pero cuando usted acceda a Teams por primera vez no tendrá ni equipos ni canales creados. El motivo es simple; Microsoft le proporciona la herramienta que le permitirá a sus usuarios colaborar entre sí, pero cómo estos se organicen para llevarlo a cabo, depende de cada organziación.

Así pues, una de las primeras acciones que tendrá que llevar a cabo será crear dichos y equipos y canales. Pero aclaremos antes qué son y qué diferencia hay entre ellos.

Unos conceptos básicos
Equipos

Un equipo es un grupo de personas, herramientas y contenidos con algún elemento en común que los vincula, como podría ser la pertenencia a un departamento de la compañía, un proyecto en el que trabajan juntos o personas con objetivos comunes.

Cómo mínimo cada equipo contará, entre otros, con un canal general con un chat grupal y una pestaña de archivos donde compartir documentos.

Los equipos podrán ser públicos o privados, pero solo los miembros integrantes de los equipos podrán acceder a las conversaciones y archivos que contengan.

Canales

Los canales son sub-divisiones o secciones específicas de un equipo con el objetivo de segmentar y mantener las conversaciones y la información, organizadas por temas, disciplinas o necesidades más específicas de un grupo de personas integrantes de un equipo.

El Canal es el lugar donde ocurre la conversación y en el que se lleva a cabo el trabajo compartiendo archivos y aplicaciones. Los canales pueden estar abiertos a todos los miembros del equipo o, si necesita un público más seleccionado, pueden ser privados. Los canales estándares son para las conversaciones en las que todos los miembros de un equipo pueden participar y los canales privados limitan la comunicación a un subconjunto de personas concreto y limitado de un equipo.

Consejos para la creación de equipos y canales

No deje a la improvisación la creación de equipos y canales y dedique un tiempo a diseñar la estructura de los equipos y sus canales que en una primera instancia cubran las necesidades de su equipo. Cada empresa tiene su propio estructura interna y maneras de trabajar, por lo que no hay un patrón único aplicable a todos.

No obstante podemos identificar tres tipos de enfoques principales que nos ayudan a identificar el criterio que determinará qué tipo de equipos y canales deberá crear. Estos criterios no son excluyentes entre si, y puede que en su lista de equipos de Teams, existan simultáneamente equipos de distintas naturalezas y enfoques.

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Enfoque departamental

Cuando la creación de los equipos es paralela a la segmentación departamental de la organización. Es habitual que los responsables de los departamentos creen los canales necesarios. Este tipo de enfoque tiende a funcionar mejor en organizaciones grandes que tienen departamentos claramente segmentados.

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Enfoque basado en proyectos

Es posible que determinados proyectos, por su envergadura o importancia, requieran de su propio equipo en Teams. Cuando sea necesaria la intervención de personas de diferentes departamentos que deban compartir el desarrollo del proyecto, les resultará útil contar con un punto de encuentro virtual en el que reunirse, conversar o compartir documentos.

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Enfoque basado en la relación

Los modelos anteriores respondían a escenarios en los que todos los integrantes de los equipos, eran miembros de la organización, pero Teams le resultará útil para relacionarse con clientes o proveedores de forma ágil y directa. La naturaleza relacional de estos equipos puede a la vez, encajar en un modelo departamental o de proyecto según su función.

Un ejemplo con varios tipos de equipos y canales

En el ejemplo vemos como el departamento de comunicación de la empresa tiene su propio equipo (departamental) y según sea el caso, los miembros de organizan por sub-departamentos: web, redes, marketing…

En segundo lugar, vemos como la gente del departamento financiero tienen también un equipo (departamental) en el que hay ciertos canales genéricos comunes pero aquí ya vemos como han creado también dos canales que responden a un proyecto concreto

Por último el ejemplo muestra como Teams connecta personas de varias organizaciones para que colaboren en el mismo espacio de trabajo. En este caso, han creado un equipo basado en un proyecto concreto (auditoria externa) en el que entre sus integrantes hay miembros ajenos a la compañía. En este caso, también vemos que por motivos de confidencialidad, uno de sus canales se ha creado como un canal privado.

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