¿Cómo puede ayudarle la gestión de activos a tomar decisiones?
Sabría responder a esta pregunta: ¿cuántos elementos IT hay actualmente en su organización? Una gestión de activos adecuada, le daría la respuesta.
Actualmente muchas de las operaciones importantes para la actividad de las organizaciones dependen de unos activos IT que funcionen correctamente. Por esta razón es importante conocer cuántos activos se disponen y en que estado se encuentran para que cumplan su misión y contribuyan a lograr los objetivos corporativos.
Las organizaciones modernas invierten en una gran variedad de elementos tecnológicos como equipos informáticos (servidores, portátiles, sobremesas…) aplicaciones de software, y la suscripción de diferentes servicios imprescindibles para la operativa ordianaria. Según la cantidad de estos elementos, su gestión puede resultar inmanejable rápidamente, si la compañía no ha establecido una adecuada estrategia para la gestión de activos IT.
¿Qué es la Gestión de Activos IT?
Según la definición más académica, la gestión de activos es un conjunto de prácticas de negocios que incorpora los activos de TI a las unidades de negocios dentro de la organización y sirve para gestionar el ciclo de vida en general de tales activos.
Estas prácticas deben aplicarse a la administración del inventario, la información financiera y contractual de sus activos, además de usarse para monitorear el grado de utilidad de cada elemento a lo largo de su ciclo de vida correspondiente. La gestión eficaz del ciclo de vida de sus activos aporta una importante información para la toma de decisiones estratégicas y tácticas.
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¿Qué es un activo IT?
Se entiende por activo todos aquellos elementos de software (aplicaciones de programas con licencia o propiedad de una organización) y de hardware (equipos físicos como ordenadores, impresoras u otros periféricos) que se encuentran en el entorno del negocio. Por la evolución del consumo de determinados productos en forma de un servisio, esta definición original de activo puede ya complementarse incorporando también los servicios, tales como servicios de internet, dominio, servicios de backup online, servicio de correo entre muchos otros como el cloud computing.
Beneficios de una gestión de activos eficiente
Existen numerosos beneficios asociados al uso del servicio de gestión de activos de IT si ésta se hace adecuadamente.
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- En primer lugar, su gestión eficaz es un aspecto crucial de un plan integral de ciberseguridad.
- Potencia la determinación adecuada de los riesgos de seguridad y los puntos de vulnerabilidad.
- Facilitar monitorización Permite realizar un seguimiento del hardware y software; sin esto, no puede, realizar escaneos para detectar puntos débiles de forma más eficiente.
- Facilita el seguimiento de cumplimientos legales.
- Facilita el control y potencia la eficiencia y la eficacia de las acciones de seguridad y de prevención.
- Facilita la cesión de activos al personal
- Reduce el tiempo de resolución de incidencias. Al contribuir en un diagnóstico más rápido.
- Permite Conocer, prever e incluso automatizar las actualizaciones de software y hagdware necesarias para evitar que sus equipos queden vulnerables ante los ciberataques y evite se conviertan en una puerta de acceso que pueda explotarse contra su sistema.
Además, una gestión eficaz de los activos IT contribuye a minimizar los gastos generales al permitir:
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- administrar el ciclo de vida completo de sus activos
- detectar los dispositivos que se utilizan dentro de su organización
- obtener una información directa de la depreciación de los activos
Dicho de otro modo, tener un registro completo de todos los activos y las fechas eventuales en las que necesitan ser reemplazados puede contribuir a presupuestar por adelantado y por lo tanto optimizar el proceso, a la vez que se aplica un mantenimiento proactivo que reduzca los costos a largo plazo.
Los riesgos de administrar manualmente los activos de IT
Es probable que aquellas organizaciones que elijan administrar manualmente los activos IT se enfrenten a una serie de desafíos y riesgos, especialmente a medida que aumenta el número elementos presentes en la empresa. Esto es aún más cierto para los negocios que administran múltiples redes o diferentes sedes. La gestión manual conduce a errores que podrían el rendimiento y el crecimiento del negocio. Al automatizar la gestión de activos puede aumentar la eficiencia y reducir significativamente la probabilidad de errores.
Otros riesgos asociados con la gestión manual de activos IT incluyen:
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- Tiempo y esfuerzo dedicados al seguimiento y actualización de activos, lo que puede restar valor a otras tareas.
- Suscripciones y activos inactivos que generan costos innecesarios
- Flujos de trabajo complejos causados por registros de actividad dispersos, lo que dificulta la colaboración
- Pobre conocimiento de sus marcos de IT, lo que dificulta la supervisión del cumplimiento y el uso
- Datos insuficientes que conducen a una mala toma de decisiones, lo que puede afectar los ingresos
- No cumplir con los requisitos de licencia, lo que resulta en sanciones y daños a la reputación.
Durante los últimos años la huella tecnológica es cada vez más profunda en la estructura de las empresas y a medida que se multiplica el número de activos IT que se incorporan a la estructura, la gestión de manual de estos activos es cada vez más ineficaz, tanto en término de costes como en consumo de recursos.
Contar con un servicio gestionado para la esta tarea puede ayudarle a aumentar la eficiencia de su inversión en IT así como a tomar decisiones con más fundamento objetivo, con respecto a la gestión de los recursos.
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