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Excel vs CRM: Una batalla desigual

La gran versatilidad de la herramienta Excel de la suite ofimática de Microsoft ha hecho, durante mucho tiempo, que se utilice para multitud de funciones, incluso más allá de las que le son propias. Pero existe un momento en que sus capacidades se quedan cortas para el uso que se le requiere.

El hecho es que algunas organizaciones no han dimensionado correctamente sus necesidades, o no han sabido hacer una previsión de futuro, en el momento que han tenido que seleccionar la herramienta adecuada para una función concreta. Es por ello que cuestiones como la gestión de clientes, facturación, creación de listas y artículos, etc. no pueden dejarse en manos de aplicaciones para las que no han sido pensadas, como puede ser Excel. Esto es debido a que rápidamente la hoja de cálculo se quedará corta para la mayoría de estas tareas, sobre todo en el momento en que la organización empiece a crecer, pues no habrá posibilidad de escalarla. Y es que lo sencillo y barato puede resultar complicado y caro a la larga.

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Excel es genial… pero como hoja de cálculo

Si nos centramos en las funcionalidades CRM, podemos afirmar que Excel, aunque ofrece una gran sencillez en la introducción de datos de clientes o de contactos, no puede ir más allá. ¿Quienes son sus clientes? ¿Qué conoce acerca de su perfil? ¿Cómo son de importantes para su organización? Estas son las preguntas que realmente debe poder contestar un CRM más allá de servir de repositorio de datos. Así pues, excel no puede ser la respuesta a la necesidad de un CRM.

La agilidad debe ser una característica indispensable

En este sentido, es bien cierto que con Excel debe hacerse todo, o casi todo, manualmente, como puede ser la introducción y actualización de datos. Y esto no sólo consume mucho tiempo, si no que además puede provocar errores (humanos) con mucha facilidad. Así mismo, en el momento que queremos visualizar información, el procedimiento puede resultar tedioso (seleccionar datos, crear fila y columnas, dibujar el gráfico, seleccionar el formato…). Y si encima se necesita aplicar fórmulas, su introducción es manual y muy esterechamente sujeta a posibles fallos.

La capacidad de colaborar en Excel también es bastante limitada. Y no nos referimos a compartir los ficheros… sino a hacerlo en tiempo real. De todos es sabida la imposibilidad que más de un usuario pueda acceder a la vez al mismo archivo. ¿Solución? Hacer cola hasta que el usuario activo lo cierre… Hacer un copia y luego recordar consolidarlas… o dejar de usar Excel para tareas que no le corresponden!

La realidad es clientecentrista

Desde 2010 se dice que todas las estrategias y operaciones comerciales deben estar cuidadosamente alineada con el cliente con el fin de aumentar su satisfacción. Y conforme su organización va creciendo, también lo hacen las relaciones con los clientes en la misma mesura… y Excel deja de ser un aliado como CRM, por lo que se podrían perder muchas oportunidades: ¿Cuales son las oportunidades de crecimiento de vendas de un determinado cliente? ¿Cuando es necesario hacer una llamada de seguimiento?

Excel vs CRM

Le mostramos un listado de las desventajas de Excel y cómo pueden eliminarse con una herramienta CRM.

EXCEL
CRM

Se pierde tiempo buscando el documento correcto con los datos correctos

La información correcta en todo momento, en todo lugar


No es posible guardar adjuntos (facturas, emails, cartas, presupuestos…) con sus contactos

Los documentos aparecen automáticamente vinculados al contacto adecuado


Los datos o archivos podrían perderse si los guardas localmente

Ambos se guardan en la nube: más rápido y seguro que si lo guardas localmente


No es posible que varios usuarios accedan a la hoja de Excel a la vez, a menos que lo hayas subido a Google Drive o parecido

Todos los departamentos de tu empresa puedan trabajar en común y ver lo que los otros han hecho


Es imposible organizar o examinar la relación entre unos datos y otros

Los datos se vinculan automáticamente


No existe un flujo de trabajo claro

Todos los proyectos y acuerdos muestran su estado


Introducir números y crear fórmulas lleva tiempo y es complicado

Vista clara de las operaciones realizadas mediante estadísticas automatizadas


Riesgo de que otros cambien tu fórmula

Las estadísticas automatizadas y los campos fijos minimizan el riesgo de errores


Ventajas adicionales de un CRM

 

Las aplicaciones CRM funcionan como una base de datos de clientes central y están hechas para la comunicación y marketing. Además, las aplicaciones CRM te permiten registrar todas las interacciones entre tu empresa y sus clientes en una única base de datos. Como empresa, puedes recopilar datos de cada cliente y cumplir mejor con sus necesidades individuales. Esto te permite un enfoque más personal basado en los deseos de ese cliente particular.

Las aplicaciones CRM te permiten gestionar tus posibles nuevos clientes de una forma más eficaz y seguir el proceso de venta de forma fluida, sencilla y económica. En cualquier momento, en cualquier lugar, tienes los datos adecuados a tu disposición para tomar decisiones estratégicas bien pensadas.

¡Es el momento de dar el salto a un CRM!

 

¿De verdad quiere seguir haciendo algo porque es lo que siempre has hecho en el pasado? El cambio nunca es fácil, pero es la clave del crecimiento, éxito y progreso. Elegir una herramienta de CRM puede suponer un gran salto adelante en dicho proceso de crecimiento.

Con un CRM, obtendrá información valiosa referente a los deseos y preferencias de sus clientes, ya que los datos de los clientes y cualquier forma de comunicación con los mismos se almacena en una única base de datos. Esto le permite centrarse en satisfacer a sus clientes y en colaborar de forma más eficaz, dándole tiempo para registrar los problemas que se producen con más frecuencia y para realizar análisis globales. Las aplicaciones CRM automatizan sus tareas administrativas, con lo que su equipo ahorra un tiempo precioso que pueden emplear en tareas más importantes y rentables.

¿Está pensando en dar el salto a un CRM para su organización? Le ayudaremos en la elección, implementación y adopción. No dude en contactarnos en el 902 566 048 o bien mediante este formulario:

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